Verwendungsnachweis

In jedem Zuwendungsbescheid wird in der Regel der Termin für die Vorlage des Verwendungsnachweises als Auflage festgeschrieben. Falls dies nicht der Fall sein sollte, gelten die Festlegungen in den "Allgemeinen Nebenbestimmungen" (ANBest). Für die Abrechnung ist der mit dem Zuwendungsbescheid übergebene Vordruck zu verwenden.

Auf dieser Seite finden Sie nähere Ausführungen zu folgenden Themen:

Inhalt des Verwendungsnachweises

Der Umfang der Nachweislegung ist richtlinienabhängig. Im Zuwendungsbescheid ist bestimmt, ob ein einfacher Verwendungsnachweis oder ein Regelnachweis vorzulegen ist.
Der einfache Verwendungsnachweis besteht aus dem Sachbericht und dem zahlenmäßigen Nachweis (Einnahmen-Ausgaben-Übersicht).
Mit dem Regelnachweis sind zusätzlich für jede Einnahme und Ausgabe Originalbelege und die Verträge über die Vergabe von Aufträgen vorzuhalten und nach Aufforderung einzureichen.
Der Mittelfluss ist nachzuweisen.

Der zahlenmäßige Nachweis

Mit dem zahlenmäßigen Nachweis (Einnahmen-Ausgaben-Übersicht) wird belegt, ob der Finanzierungsplan eingehalten wurde.

Der zahlenmäßige Nachweis muss vollständig sein. Er beinhaltet die Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben des Zuwendungsempfängers im Zusammenhang mit dem geförderten Projekt, getrennt voneinander und in zeitlicher Reihenfolge entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplanes.
Ein Muster eines zahlenmäßigen Nachweises im EXCEL-Format finden Sie hier.

Hinweis: Bei einer Vorsteuerabzugsberechtigung nach § 15 Umsatzsteuergesetz ist die anteilige Umsatzsteuer nicht förderfähig. Und auch Rückzahlungen der Sozialversicherungsträger (z. B. Krankenkassen) sind als Einnahmen für das Projekt zu verbuchen.

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Einbehalt

Mindestens 100 Euro bzw. 5 % jedoch maximal 10.000 Euro der bewilligten Zuwendung werden erst nach Prüfung des Verwendungsnachweises ausgezahlt (Verordnung EG Nr. 2035/2005 vom 12. Dezember 2005). Etwaige sich aus der Prüfung ergebende Erstattungsansprüche werden bis zur Höhe des Einbehalts mit diesem verrechnet, sofern nicht ein diesen Restbetrag übersteigender Erstattungsanspruch geltend gemacht wird.

Der Sachbericht

Mit dem Sachbericht ist das erzielte Ergebnis der geförderten Maßnahme im Einzelnen unter Verwendung der Zuwendung darzustellen. Der Sachbericht soll dem Prüfer einen unmittelbaren Einblick in das abgerechnete Projekt geben. Das fachliche Ergebnis ist zu erläutern.

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Die Vorlage von Belegen

Wenn Sie zur Vorlage eines Regelnachweises verpflichtet sind, müssen die Belege und Verträge mit vorgehalten werden (ANBest-P Ziffern 6.5 und 6.8). Zu jeder im zahlenmäßigen Nachweis enthaltenen einzelnen Einnahme und Ausgabe sind die entsprechenden Originalbelege bereitzuhalten und bei Aufforderung einzureichen. Der Mittelfluss ist für jeden Einzelfall nachzuweisen.

  • Originalrechnungen mit Zahlungsnachweis (z. B. Kontoauszug),
  • Quittungen bei Barzahlung mit dem Kassenbeleg und dem Kassenbuch,
  • alle zahlungsbegründenden Unterlagen wie z. B. Arbeitsverträge, Mietverträge, Leasingverträge, Honorarverträge.

Alle Belege müssen ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zur geförderten Maßnahme enthalten (z. B. Registriernummer, Kostenstelle oder internes Konto). Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben enthalten, und die im zahlenmäßigen Nachweis angegebene Beleg-Nummer muss sich auch auf der Rechnung oder Quittung wiederfinden lassen. Rechnungen, die nicht zu 100 Prozent auf die Maßnahme abgerechnet werden, müssen eine eindeutige Splittung der Rechnungssumme enthalten (Zuordnung von Teilsummen zu anderen Maßnahmen oder anderen Finanzierungsquellen, z. B. Arbeitsagentur).

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Welche Ausgaben werden nicht anerkannt?

  • Ausgaben, die nicht mit Originalbelegen belegt werden
  • Ausgaben ohne Nachweis der Bezahlung
  • Mehrwertsteuerbeträge, wenn der Zuwendungsempfänger vorsteuerabzugsberechtigt ist
  • Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Zuwendungszweck nicht plausibel erscheinen
  • Ausgaben, die keinen wirtschaftlichen und sparsamen Umgang mit den Zuwendungsmitteln dokumentieren (z. B. nicht genutzte Skonti und Rabatte)
  • Ausgaben, die außerhalb des Maßnahmezeitraums entstanden sind
  • Ausgaben, die nicht im zahlenmäßigen Nachweis enthalten sind
  • Ausgaben, die dem Projekt nicht zugeordnet werden können
  • unbare Eigenleistungen (es sei denn, sie sind laut Zuwendungsbescheid ausdrücklich für zulässig erklärt worden)
  • Abschreibungen, soweit im Zuwendungsbescheid nichts anderes bestimmt ist
  • Ausgaben für Versicherungen, die nicht gesetzlich vorgeschrieben sind
  • Ausgaben, die nicht im Finanzierungsplan enthalten sind, es sei denn, es erfolgte eine unverzügliche Änderungsmitteilung, die von der Bewilligungsbehörde bestätigt wurde

Für nicht anerkannte Ausgaben erfolgt in der Regel ein Widerruf wegen des nicht nachgewiesenen zuwendungsgerechten Mitteleinsatzes gem. § 1 Abs. 1 S. 1 VwVfGBbg in Verbindung mit § 49 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 VwVfG.

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Abschluss der Prüfung

Wenn die Prüfung des Verwendungsnachweises zu keinen Beanstandungen geführt hat, wird Ihnen dies schriftlich mitgeteilt, in der Regel verbunden mit der Übersendung der Originalbelege und dem Hinweis auf die Aufbewahrungspflichten.

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