Rechteck - Nr. 1/2012

Aus dem Leben eines MAFis

Was die Bearbeitung von Mittelanforderungen erleichtern würde

Der Arbeitsalltag, liebe Leserinnen und Leser, schreibt oft Geschichten, die, je nachdem auf welcher Seite der Betrachtung der oder die Betroffene steht, traurig, lustig, ironisch, interessant oder lehrreich sind. Von allem etwas soll dieser etwas ungewöhnliche Text erzählen, der dieses Mal unter der Rubrik sonst so sachlicher Rechtstexte steht.

Als sich der Regen an diesem idyllischen Montagmorgen zu einem permanenten Peitschen gegen die Scheibe des Bürofensters entwickelt, ist die Stimme meiner Gesprächspartnerin in der Hörermuschel nur noch zu erahnen. Obwohl laut ihrer Aussage am Standort des Trägers, in dessen Auftrag sie anruft, die Sonne bereits die Oberhand gewonnen hat, scheint auch sie mich nicht richtig zu verstehen. Von den ursprünglich vier Fehlern des 1. Versuchs ihrer Mittelanforderung wurden in der mittlerweile 3. Überarbeitung schon zwei korrigiert. Immerhin - ein positiver Trend ist erkennbar.

Der bestimmt freundlich gemeinte Hinweis der Anruferin, man hätte das doch immer schon so eingetragen, trägt jedoch nicht zur Bereinigung der Fehler bei - im Gegenteil, denn nun kommt Unmut auf beiden Seiten der Telefonleitung auf. Zum Glück erinnere ich mich in solch schwierigen Situationen an das ‚Kommunikative Deeskalationstraining‘, welches zusammen mit dem dazugehörigen Handbuch mich nicht vom recht(lich)en Weg abbringen lässt.

Nach einigen ehrlichen, beschwichtigenden Worten und dem Hinweis, dass ich ihr nochmals Hinweise zu den Fehlern sowie den einzutragenden Werten für den 4. Versuch schreiben werde, ist das Gespräch zu Ende.

Die Gleichung gilt für alle - actio gleich reactio

Der Regen trommelt gleichmäßig weiter und animiert mich zum Fertigstellen eines gültigen Vorgangs - der Prüfvermerk ist auszufüllen. Das Erstellen des Dokuments durch das System erlaubt einen kurzzeitigen mentalen Abstecher in die theoretische Physik: Spaß beim Ausfüllen des Prüfvermerkes zur Mittelanforderung ergibt sich aus dem Nutzen geteilt durch den erforderlichen Aufwand. Diese Gleichung gilt auch für Träger in Bezug auf die Bearbeitungszeit ihrer Mittelanforderung. Geringer Aufwand bei der Prüfung, sprich: schlüssige Beträge in der Mittelanforderung ergeben eine kurze Bearbeitungszeit für den Träger.

Die Eigenart der Prüfvermerke

Grundsätzlich scheint es zwei Arten von Prüfvermerken zu geben. Bei Vorgangsprüfungen ohne Beanstandungen sieht der erfahrene Sachbearbeiter den vollständig ausgefüllten Prüfvermerk bereits beim bloßen Nennen der Projektnummer vor seinem geistigen Auge.

Gibt es andernfalls verschiedenartige Feststellungen, etwa Unregelmäßigkeiten oder Fehler, gestaltet sich das Ausfüllen des Prüfvermerkes mitunter recht schwierig. Alle Fehler müssen an der richtigen Stelle gekennzeichnet werden, damit der Antragsteller sie nachvollziehen und schnell korrigieren kann. Ergo: Diese Prüfvermerke sind entweder ganz schnell fertig oder enorm aufwändig und dann eben nicht so schnell fertig. Bei dem jetzt vor mir liegenden handelt es sich um letzteren - also Konzentration!

Gedanklich hatte ich bereits alle wichtigen Informationen und Details für den Vermerk zusammen. Da klingelte wieder das Telefon. Die gesammelten Details im Kopf - dahin. Diesmal kann ich die Stimme des Anrufers sehr gut verstehen. Die Entrüstung richtet sich gegen mich und die LASA und die Welt im Allgemeinen und überhaupt ... Vor über einer Stunde sei von ihm die aktuelle Mittelanforderung über das LASA-Portal eingestellt worden und was denn nun damit sei ... 

Peter Tyra, LASA Brandenburg GmbH

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Infos

Siehe auch Hinweise - Rubrik Rechteck -  in der BRANDaktuell Nr. 6/2011.

„Es ist viel einfacher,
Kritik zu üben,
als etwas anzuerkennen.“

Benjamin Disraeli (1804 bis 1881),
Staatsmann Großbritanniens